La teoría de los sistemas aplicada a la administración
A través de la historia han surgido distintas escuelas de la administración; una de ellas es la llamada administración sistemática, la cual se basa en la teoría general de los sistemas que fue conceptualizada por el biólogo alemán Ludwig von Bertalanffy entre los años 50´s y 60´s del siglo pasado, esta escuela administrativa identifica a una empresa como un sistema y aplica los conceptos de dicha teoría. La teoría de los sistemas establece los siguientes conceptos básicos:
- Sistema: Conjunto de elementos que interactúan entre sí para logra un objetivo común.
- Subsistema: Sistema que forma parte de otro sistema
- Ambiente: Todos los sistemas con los que interrelaciona un sistema; esto es, los sistemas a los que afecta y los que lo afectan.
Aplicando estos conceptos en el área administrativa, podemos definir una empresa como un sistema, ya que una empresa está integrada por un conjunto de elementos como pueden ser las personas organizadas en diferentes departamentos, tales como el departamento de compras, ventas, almacén, contabilidad, producción, gerencias, etc., que trabajan en conjunto y en forma coordinada para obtener objetivos comunes. Podemos identificar los objetivos comunes de los elementos del sistema llamado empresa, como los objetivos que han sido planeados y establecidos por la alta gerencia; como son, los objetivos de crecimiento económico, generación de ventas, incremento de eficiencia, disminución de costos, etc..
Bajo el esquema presentado, encaja la visión de los sistemas en la administración empresarial, y esto da como consecuencia una perspectiva de análisis muy interesante e importante para su desarrollo.
La teoría de sistemas en el ambiente empresarial
Analicemos 2 departamentos empresariales y su interrelación de trabajo. En este caso establezcamos al departamento de compras y el departamento de almacén al llevar a cabo la gestión y recepción de una orden de compra.
El departamento de compras emite una orden de compra a un proveedor de cierta mercancía, en la cual se indica la cantidad, el costo negociado, el tiempo de entrega establecido y algunas otras especificaciones que puedan ser importantes; compras también se encarga de dar seguimiento a dicha orden y de acordar con el proveedor la fecha y hora de entrega de la mercancía; una vez recibida ésta, también actualiza sus pendientes por recibir.
El proveedor recibe la orden de compra y embarca la mercancía solicitada con las especificaciones indicadas, para ser entregadas en la fecha y hora acordada.
El departamento de almacén recibe el embarque del proveedor, verifica que la mercancía cumpla con los requerimientos establecidos comparándolos contra los indicados en la orden de compra respectiva, y acomoda la mercancía en el área física correspondiente.
Este sencillo ejemplo nos ayuda a identificar a dos elementos empresariales que realizan en forma particular una serie de actividades y que están interrelacionados entre sí; de lo anterior tenemos lo siguiente:
El departamento de compras lleva a cabo sus actividades particulares que son: emitir la orden de compra al proveedor, dar seguimiento a dicha orden, acordar la fecha y hora de entrega y actualizar los pendientes por recibir al momento que la mercancía sea recibida; por otro lado, el departamento de almacén realiza las siguientes actividades: recibe, revisa y acomoda la mercancía en su lugar físico correspondiente. Pero además, un aspecto de vital importancia no es solamente que los departamentos realicen sus actividades particulares de la mejor forma; sino que, se establezcan las interrelaciones adecuadas para que resultado del trabajo conjunto entre estas áreas sea productivo, o sea que se invierta el menor número de tiempo y esfuerzo para completar la acción desde la solicitud de la mercancía por parte de compras hasta el acomodo físico por parte del almacén.
Las interrelaciones que podemos identificar son las siguientes:
- Al momento en que compras emite una orden de compra al proveedor, debe de informar a almacén para que éste la tome en cuenta dentro de su programa de recepciones.
- En el momento en que compras confirma la fecha y hora de la entrega, debe notifica a almacén para que éste prepare todo lo necesario y se realice la recepción de la mercancía embarcada en la fecha y hora acordada
- En el momento en que almacén termina de realizar la recepción debe notifica a compras para que éste actualice los pendientes por recibir que tenga con el proveedor.
¿Por qué son vitales las interrelaciones?
Analicemos que pasaría si compras al momento de establecer la fecha y hora en que se recibirá la mercancía no notificara correctamente a almacén; el decir notificar correctamente, se refiere a mencionar con el tiempo necesario todos los datos que almacén necesita saber para preparar espacios, equipos, personal y tenerlos listos el día y la hora indicada para realizar la recepción. En este caso, pueden pasar varias situaciones como las siguientes:
- Llega el camión con la mercancía y no hay personal suficiente para descargar o ni siquiera hay un lugar disponible.
- Llega el camión con la mercancía y no hay el espacio suficiente ya preparado en el almacén para acomodarla.
- Llega el camión con la mercancía y resulta que ese día los montacargas están en mantenimiento.
Como podemos ver, para resolver esta situación se deberán de tomar acciones de improvisación y de urgencia, que lo más seguro darán una serie de resultados negativos, como pueden ser: el desperdicio de recursos como tiempo, dinero y esfuerzo; tener que asumir riesgos en el manejo de la mercancía, la generación de fricciones con el proveedor o entre los departamentos de almacén y compras.
Por el otro lado, veamos lo que pasaría si almacén no notifica a compras de que ya se recibió la mercancía. Esta situación ocasionaría que compras llame al proveedor para reclamarle que no haya entregado la mercancía, situación que dará como resultado una mala imagen empresarial, ya que se estaría haciendo patente la falta de una organización adecuada entre los diferentes departamentos; así como también una posible situación de fricción con el proveedor.
Para el establecimiento de las interrelaciones más convenientes que deben de existir entre los diferentes departamentos, existe una situación a considerar: las interrelaciones deben ser negociadas entre las personas responsables de los departamentos, y aquí pueden aparecer puntos de desacuerdo; en este caso, es donde la alta gerencia debe de intervenir para acordar las interrelaciones que garanticen el logro de los objetivos empresariales con mayor eficiencia y las cuales deben de ser acatadas y ejecutadas por los departamentos involucrados.
La teoría de los sistemas aplicados a diversos conceptos organizacionales
En el ejemplo anterior podemos ubicar los conceptos de la teoría de sistemas de la siguiente manera:
Los departamentos de compras y almacén son sistemas particulares que son a la vez dos subsistemas del sistema empresa, los cuales deben de trabajar en forma interrelacionada buscando un objetivo común. El sistema compras representa parte del ambiente del sistema almacén y el sistema almacén representa parte del ambiente del sistema compras. El objetivo común que deben de tener los sistemas definidos como los departamentos de compras y de almacén, es el de lograr la máxima eficiencia en la realización de la actividad empresarial de la gestión y recepción de una orden de compra
La idea mostrada anteriormente la podemos aplicar también si se definen como sistemas a cada una de las personas que desempeña un trabajo en particular, y que tienen que interactuar afectando o viéndose afectada por el desarrollo del trabajo de las personas con quienes interactúa. También podemos aplicar este enfoque de sistemas, si viéramos a las empresas como sistemas que están interrelacionadas entre sí; en este caso, un ejemplo muy palpable, es el hecho de que una empresa tiene una forma de trabajo específica pero a la vez mantiene interrelaciones con otras empresas como los son sus clientes y proveedores, los cuales constituyen parte de su medio ambiente, a las cuales afecta pero también se ve afectado por la forma de trabajo de ellas.
Otros elementos de la administración sistemática
La administración sistemática además de la lógica de sistemas, involucra el uso de sistemas computacionales para un desarrollo más eficiente de las actividades administrativas y la obtención de información gerencial objetiva y oportuna para una buena toma de decisiones.
En la actualidad, se encuentra en el mercado una gran variedad de sistemas computacionales desarrollados para la realización de actividades administrativas, donde se tienen sistemas de diversas características, alcances y precios; así se tienen a la disposición sistemas para controlar inventarios, cobranza, pagos, flujos bancarios, procesamiento de nómina o contabilidad, etc.,
Como punto adicional dentro del concepto de administración sistemática, se debe de incluir la disciplina para que sistemáticamente se realicen las operaciones establecidas por los distintos departamentos así como las de sus interrelaciones. Esto es de vital importancia para el éxito de este esquema administrativo, ya que se requiere la ejecución de las actividades establecidas siempre de la misma forma y siempre en el momento indicado.
En base a lo mostrado anteriormente, se puede mencionar que administración sistemática sugiere poner la atención en la forma en que las distintas áreas elaborarán su trabajo propio, pero que además estén en concordancia con la forma de la realización del trabajo de las áreas con las que tienen interrelaciones; esto podría verse como el trabajo de los distintos engranes que integran un reloj y que están perfectamente interrelacionados en su trabajo mediante la coordinación en el paso de cada uno de sus dientes, para así lograr el objetivo común que es el correcto funcionamiento del reloj.
Muchos de los problemas organizacionales de una empresa se ocasionan por no establecer objetivamente las operaciones propias de los distintos departamentos que la integran, así como las operaciones de interrelación entre ellos, las cuales permitan la máxima eficiencia del trabajo realizado en conjunto, creándose situaciones improductivas no convenientes para el logro de los objetivos organizacionales.