LA IMPORTANCIA DE TENER UNA BUENA ADMINISTRACIÓN DE LOS INVENTARIOS

¿Qué son los inventarios?

Los inventarios representan la inversión de dinero que una empresa debe de hacer para realizar sus operaciones primordiales; que son: la compra-venta de productos en caso de una empresa comercializadora, o de producir y vender productos transformados en caso de una empresa manufacturera.

Un inadecuado manejo y gestión de los inventarios puede ocasionar pérdidas constantes de dinero, tanto en forma directa e indirecta, asi como poder causar graves problemas dentro de la operación de la empresa misma.

Los problemas derivados de una mala administración de inventarios se originan por varias cusas, que van desde un inadecuado registro de entradas y salidas de los materiales en al almacén, hasta en no tener definidos parámetros y políticas de control que permitan conocer con exactitud, no solo los niveles físicos de inventario, sino también que garanticen tener los costos mínimos de manejo de almacén, además de evitar pérdidas de existencias que se puedan ocasionar.

Problemas ocasionados por una mala administración de inventarios

Algunos de los problemas que se pueden presentar si no se tienen una buena administración de inventarios son:

1. No conocer con exactitud los niveles de inventarios disponibles que se tienen, lo cual representa un situación muy grave, ya que no se pueden tomar decisiones precisas y trascendentales como: qué productos y cantidades se necesitan pedir o producir, asi como cuál es la frecuencia para llevar a cabo dichos pedidos; ocasionando que se tenga el gran riesgo de sufrir problemas con clientes, por retrasos de entrega de materiales o simplemente por no contar con productos para vender; asi como tener la posibilidad de detener el proceso productivo de la empresa. También se genera la posibilidad de caer en sobreinventarios, la cual es una situación muy perjudicial para las empresas; ya que, el sobreinventario representa tener dinero invertido en cantidades de materiales no requeridas y que tardarán más tiempo del deseado en desplazarse.
2. Generar pérdidas de tiempo y problemas a causa de no tener una adecuada ubicación de los materiales, asi como no identificarlos claramente a través de claves y descripciones internas.
3. No conocer parámetros que permitan planificar el abastecimiento de materiales por parte de los proveedores para que se generen los costos más bajos
4. El tener pérdidas que no se tienen previstas, como pueden ser el clásico robo “hormiga” o también situaciones en las cuales salen materiales del almacén a préstamo y no regresan.
5. Incurrir en situaciones de descontrol administrativo, como demoras para la realización de una orden de compra a los proveedores, o problemas por no planificar las recepciones de materiales que se deben de realizar por parte del area de almacén

Consideraciones a tomar en cuenta para una buena administración de inventarios

1. Basarse en datos históricos para planear las compras que se tienen que realizar, y asi tener las cantidades de existencias que garanticen el satisfacer una demanda pronosticada, sin caer en sobreinventarios ni en faltantes, y de esta manera disminuir el costo de realizar órdenes de compra a proveedores y mantener las existencias en inventario.
2. Establecer áreas físicas bien identificadas donde se almacenará cada material, evitando que existan materiales almacenados en lugares que no les corresponda
3. Determinación de puntos reorden de cada material; los cuales determinan del nivel de existencia que debe de tener un producto para que sea generado una orden de compra al proveedor, además de saber de cuanto es la cantidad que se debe de pedir para garantizar que el costo total del inventario sea el mínimo.
4. Tomar las previsiones en el manejo de almacenes físicos como es el tener un almacén protegido y vigilado para evitar los robos de productos, asi como revisar las áreas y situaciones que puedan ocasionar deterioro en los materiales almacenados.
5. Establecer políticas internas de control, como son el nombrar a un responsable del almacén, el cual determinará quienes serán las personas y métodos autorizados para ingresar materiales abastecidos por proveedores, asi como para suministrar materiales a las áreas que los requieran, como son el área de ventas y el área de producción; esto con el fin de evitar que personas ajenas al almacén realicen entregas de materiales o que no se tengan los documentos solicitados como pueden ser vales de materiales autorizados
6. Elaborar clasificaciones ABC para administrar los productos de manera más eficiente, dando mayor tiempo y recurso para administrar los productos con valores determinados más grandes como pueden ser el costo a o al movimiento físico.
7. Realizar cuantificaciones en unidades y costo generados por diferentes conceptos que se tengan definidos de salidas de inventario como pueden ser ventas, devoluciones de compra, mermas, pérdidas, regalías, promociones de venta, etc.
8. Llevar a cabo la realización de inventarios de fin de mes y también de inventarios cíclico, para garantizar que las existencias que se tengan registradas coincidan con las que físicamente se tienen, además de poder encontrar factores que causen desviaciones de estas dos cantidades con el fin de corregirlas
9. Establecimiento de procedimientos de control interno que involucren la coordinación de los departamentos de almacén con compras, ventas y producción en relación a las operaciones que requiere una correcta coordinación entre estas áreas como son: la gestión de requisición de materiales por parte del almacén y la recepción física acordada por parte de compras con los proveedores.

Dada la naturaleza y la cantidad de información que se maneja en el área de inventarios, se requerirá la ayuda de un sistema computacional como los hay en el mercado; sin embargo, es preciso recalcar que el éxito de la administración de inventarios no solo dependerá del sistema computacional, sino que también se deberán de tomas en cuenta aspectos de lógica operativa y de procedimientos como son:

1. La identificación de los productos que se tienen, mediante códigos internos y descripciones claras. Es común que los materiales en almacén sean nombrados o identificados de forma distinta por las diferentes áreas que tienen que usarlos como son almacén, producción, compras, diseño y ventas, ocasionando confusión en la comunicación entre estas áreas.
2. Manejar líneas de productos, con lo cual se tendrá una organización que ayudará a un mejor manejo de los inventarios.
3. Establecer las interrelaciones administrativas entre los distintos departamentos que están interactuando con el almacén, como son los departamentos de compras, de producción y de ventas.
4. Establecer las acciones requeridas para garantizar que el registro de entradas y salidas de materiales dentro del sistema computacional se haga en el momento en que ocurran.

Como puede verse, el establecer y mantener una buena gestión administrativa de inventarios, involucra no solo la adquisición de un sistema computacional sino de una serie de acciones que deben de estar planificadas y controladas para garantizar este fin.

Algunas reflexiones importantes en relación a los inventarios

Los inventarios no solo deben de verse como las cantidades de materiales y productos para venta o producción que se tienen en la empresa, sino que representan un valor en dinero que se encuentra detenido mientras están esperando a ser procesados o vendidos. Esta situación representa para la empresa un costo financiero que se puede tasar en base a los rendimientos que ofrecen distinto instrumentos de inversión que se tengan a la mano. Ejemplo: Si el valor del inventario promedio anual es de $5,000,000.00 y en el mercado de inversiones hay algún instrumento como el pagaré bancario a un año que pague del 11% anual, entonces el costo financiero involucrado es de 5,000,000 x 0.11 = $ 550,000.00 anuales. Esto nos hace ver, que se debe de manejar niveles de inventario los más bajo posibles, para disminuir tanto este costo financiero como el dinero que se tiene invertido en los inventarios, y que quizá este dinero se requiera en otras áreas para cubrir pagos necesarios; además se debe de considerar que mientras más existencias se manejen, se incurrirán en mayores costos, ya que se requerirá de más espacio para almacenar y de más personal y equipo para el manejo físico del inventario.

El valor de los inventarios representa un activo circulante que se muestra en el balance general junto con el dinero que se tiene en el banco. Generalmente se hacen los máximos esfuerzos por tener 100% controlado el dinero que se obtiene y se usa. Al final del mes se hacen las conciliaciones bancarias necesarias para garantizar que el saldo de la cuenta de bancos sea el saldo real; esto es comprensible, ya que estamos hablan de del recurso financiero de la empresa; pero también se debería de tener la misma visión para garantizar que las existencias que se tienen registradas en el sistema computacional concuerden con las existencias físicas disponibles; esto es de gran relevancia, si tomamos en cuenta que en el inventario se manejan cantidades de dinero que pueden ser superiores a las que se tienen en los bancos.

El control de inventarios representan la primera instancia a corregir en una organización que requiere establecer una administración integral; y es que, los inventarios se deben de considera el corazón de la empresa, ya que alrededor de ellos gira su operatividad primordial, ya sea de comercialización o de manufactura, por lo que se deben de ver como una gran área de oportunidad para el abatimiento de costos y pieza central para garantizar una armonía de operaciones entre las distintas áreas con las cuales convive en una organización.

Los inventarios son el corazón de una empresa, dada la importancia en relación a la inversión de dinero generada en esta área, asi como de las interrelaciones que se tienen con distintos departamentos operativos; sin embargo, es una de las áreas más abandonadas, llevando la administración de inventarios en una forma empírica o a sentimiento, sin tomar en cuenta que se trata de un área donde una buena administración garantiza el abatimiento de costos, y es pieza fundamental para tener una excelente operatividad integral en las empresas