El costo es uno de los conceptos más mencionado dentro del ambiente organizacional, dada la relación que se tienen con la generación de utilidades. De esta manera, se establece la fórmula con la que se calcula la utilidad, esto es:
Utilidad = Ventas – Costo
En esta simple relación podemos ver que el valor de las ventas se puede determinar de una manera sencilla, ya que representan el valor con la cual se realizan las ventas de un producto o de un servicio en un determinado periodo. Pero la determinación del costo representa una tarea no tan sencilla. Si se analiza esta relación, se puede concluir que mientras más bajo sea el valor del costo mayor será la utilidad, y por el contrario, a un valor más alto de costo, el valor de la utilidad es menor.
Las empresas y la gestión de costos
Las empresas deben de considerar la gestión de costos como una parte vital dentro de sus estrategias de crecimiento constante; ya que, una buena gestión, garantizará en primera instancia el abatimiento de costos, logrando con esto aumentar la utilidad obtenida, esto mediante la generación de información que servirá para la toma de buenas decisiones estratégicas para este fin.
La gestión de costos empresariales es un tema muy extenso que requiere de un análisis profundo, asi como una adecuada planeación en base a los objetivos que se pretenden lograr, además se debe de contar con los conocimientos técnicos relacionados con este tema.
A continuación se muestra un ejemplo sencillo para hacer ver la importancia y conveniencia de adoptar la gestión de costos dentro de una empresa.
La empresa “Llantera S.A. de C.V.” en una empresa que se dedica a la comercialización de 3 modelos de llantas: los modelos A, B y C.
El Sr. Pérez gerente de la empresa, recibe por parte de su contador los estados financieros correspondientes a cada mes. El estado de resultados del mes de Enero de 2023 muestra los siguientes valores.
Llantera S.A. de C.V.
Estado de Resultados del 1 de Enero al 31 de Enero de 2023
| VENTAS | $ 2,050,000.00 | ||
|---|---|---|---|
| COSTO DE VENTAS | $ 1,525,000.00 | ||
| UTILIDAD BRUTA | $ 525,000.00 | 25.61% | |
| GASTOS DE OPERACIÓN | |||
| Gastos de Administración | $ 200,000.00 | ||
| Gastos de Venta | $ 110,000.00 | $ 310,000.00 | |
| UTILIDAD DE OPERACIÓN | $ 215,000.00 |
De este informe se puede resaltar lo siguiente:
- Las ventas son la suma de los importes de dinero que se obtuvieron por la venta de diferentes cantidades de llantas de los 3 modelos.
- El costo de venta representa el dinero invertido en el total de llantas que se vendieron.
- La utilidad bruta es la diferencia entre las ventas – costo de ventas. En particular es de resaltar que la utilidad bruta representa el 25.61% de las ventas; esto significa, que la empresa en su operación preponderante de comercialización de llantas está obteniendo una utilidad del 25.61%.
Esta información muestra al Sr. Pérez un panorama global del comportamiento de la empresa en relación al costo y a la utilidad obtenida en un periodo, en este caso en el mes de Enero de 2023; y con la cual, solo se puede conocer la utilidad global de la empresa, asi como el porcentaje que representa.
Este ejercicio se puede analizar con un enfoque de gestión de costos si se obtiene un reporte anexo al estado de resultados como el siguiente:
Llantera S.A. de C.V
Utilidad bruta generada por producto en Enero de 2023
| Unidades Vendidas | Importe de Ventas | Costo de Venta | Utilidad Bruta | % de Utilidad | |
| Modelo A | 300 | $ 450,000.00 | $ 300,000.00 | $ 150,000.00 | 33.33% |
| Modelo B | 500 | $ 600,000.00 | $ 375,000.00 | $ 225,000.00 | 37.50% |
| Modelo C | 1,000 | $ 1,000,000.00 | $ 850,000.00 | $ 150,000.00 | 15.00% |
| IMPORTES GLOBALES | $ 2,050,000.00 | $ 1,525,000.00 | $ 525,000.00 | 25.610% |
En este informe se está desglosando la utilidad global del periodo por cada uno de los modelos de llantas vendidas, mostrando un panorama particular en relación al nivel de contribución de los 3 modelos de llantas a la utilidad generada.
Se puede identificar al modelo B como el producto que tiene una utilidad del 37.5% que es la más alta, y al modelo C como la más baja con el 15%. Esto representa un panorama que permite tomar decisiones estratégicas como son:
- Promover las ventas del producto B, ya que es el que representa el producto con mayor utilidad.
- Revisar el precio de venta, o en su caso, si hubo descuentos o promociones que afectaron el importe de las ventas del producto C, así como revisar los precios de adquisición e importe de los gastos indirectos de compra en los que haya incurrido, para determinar las causas por las cuales se obtuvo un margen de utilidad bajo y tomar acciones para corregir
Si se piensa en una situación en la cual se tuvieran una gran cantidad de modelos de llantas, se ve en forma más grande la importancia de contar con un reporte donde se muestre el costo y la utilidad por producto, ya que de otra manera pueden darse situaciones como las siguientes:
- Se tenga la idea de que ciertos productos son los productos estrella solo por comparar el importe de las ventas realizadas de cada uno de ellos, cuando quizá son otros productos los que están generando la mayor cantidad de utilidad.
- Se puede caer en el caso de que existan productos que por diversas razones generen pérdida. Lo cual representaría una situación desastrosa para la empresa, y que por lógica no se podrían identificar si solo se tienen un estado de resultados donde se muestre una utilidad global generada por la venta de todos los productos.
La complejidad de la gestión de costos
Para una adecuada integración de la gestión de costos en una empresa, es necesario realizar una serie de acciones para este fin, como son:
- Adquisición de recursos computacionales: computadoras, red, software, etc
- Desarrollar políticas y procedimientos de control interno.
- Contar con personal con el conocimiento técnico requerido en el campo de costos.
- Sobre todo contar con el convencimiento y el apoyo de la gerencia para la implementación de la gestión de costos.
Para llevar a cabo estas acciones, se requerirá de una inversión de tiempo, dinero y esfuerzo considerables; sin embargo, la implementación de la gestión de costos queda plenamente justificada, dado que con ello se generará la información que servirá de base para la toma de buenas decisiones encaminadas al incremento de la utilidad.
La gran visión de la gestión de costos
El ejemplo visto, es solo un pequeño ejemplo del alcance de la gestión de costos. Esta idea que se desarrolló en particular con los productos vendidos, se puede incrementar hacia la generación de informes que muestre la utilidad comparativa de distintos elementos, que será de mucha utilidad para la gestión empresarial, como son:
- Vendedores
- Clientes
- Líneas de productos
- Zonas de venta
- Centros de distribución
- Épocas del año
- Etc.
Generándose información que permita identificar aspectos como:
- ¿Qué clientes o que vendedores son los que generan la mayor utilidad?
- ¿Qué líneas de producto o rutas de venta son las más rentables?
- ¿Qué épocas de año son las más propicias para vender qué productos?
- Etc.
Otorgando a los gerentes una gran gama de información objetiva que ayudará a la buena toma de decisiones, tendientes no solo a la generación de mayor utilidad, sino a obtener el mejor trabajo empresarial.
La gestión de costos representa un área de oportunidad para las empresa que buscan eficientizar sus operaciones y con ello generar más utilidad, ya que una buena gestión de costos otorgará información objetiva y oportuna con los que los gerentes podrán conocer el estado real de su empresa a nivel de costos de distintos rubros, con la cual podrán tomar las mejores decisiones tendientes a incrementar las utilidades generadas.
Un gerente que no conoce los costos de su empresa, no conoce a su empresa.