Antecedentes
Se puede definir la contabilidad, como una técnica de registro de operaciones económicas para la generación en forma sistemática de información financiera, que sirve de base para una buena toma de decisiones.
La técnica contable se basa en el principio de la partida doble, el cual se usaba desde el siglo XIV por los comerciantes italianos, y que fue recopilada y documentada por el monje franciscano Luca Pacioli en el año 1494 en su libro “Suma de aritmética, geometría, proporciones y proporcionalidad”; esto significa, que esta técnica ha permanecido por más de 500 años, sin que haya existido hasta nuestros días otra más eficiente para llevar a cabo el registro de operaciones económicas
La importancia de la contabilidad
Por medio de la contabilidad, las empresas pueden tener expresadas en unidades monetarias las operaciones que realizan; como son las ventas, cobranza, pagos, adquisiciones de bienes, etc., con lo cual se tienen una base objetiva para conocer su estado financiero actual, lo que permite tomar decisiones adecuadas para su crecimiento económico. Este aspecto es muy relevante ya que en el mundo actual y hablando en particular de México, el nivel de crecimiento económico hace necesario tener información financiera objetiva para establecer programas de desarrollo, así como también para que los gerentes tomen las mejores decisiones encaminadas al logro de los objetivos empresariales.
La contabilidad y sus beneficios se pueden aplicar a toda clase y tamaño de empresas; desde las multinacionales, las PYMES, las empresas familiares, las microempresas, etc., por ello es importante que los gerentes y encargados de dichas instituciones conozcan las herramientas que la contabilidad pone a disposición como base para el desarrollo económico, y no quedarse con la idea de que la contabilidad se limita solamente al registro de operaciones en base a cargos y abonos, y que su único objetivo es generar información para el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Los usuarios de la contabilidad
Existen dos grupos de usuarios de la información generada por la contabilidad: los usuarios externos y los usuarios internos.
- Los usuarios externos son las personas e instituciones fuera de la empresa que están interesados en el conocimiento de su situación financiera; como por ejemplo tenemos los siguientes: el SAT, instituciones de crédito, bancos, clientes, proveedores, posibles accionistas, etc.
- Los usuarios internos son las personas que están dentro de la empresa y que requieren la información generada por la contabilidad para establecer programas, estrategias, controles, o para analizar el desempeño empresarial; como por ejemplo tenemos los siguientes: dueños de las empresas, accionistas, gerentes generales, gerentes de áreas como ventas, compras, producción, costos, finanzas, etc.
Clasificación de la contabilidad
De acuerdo con el tipo de usuarios a la que vaya dirigida la información generada, la contabilidad se clasifica en financiera, fiscal, administrativa y contabilidad de costos.
Contabilidad financiera. La contabilidad financiera abarca los aspectos relacionados con la emisión de información que muestre el estado financiero de la empresa. Los reportes incluidos en la contabilidad financiera son: el estado de posición financiera, el estado de resultado integral, el estado de flujo de efectivo y el estado de variaciones en el capital contable, siendo los usuarios externos los que más la utilizan. La contabilidad financiera se basa en normas estándares internacionales para el reconocimiento, registro, presentación y revelación de la información financiera llamadas NIIF´S (Normas Internacionales de Información Financiera) y además tiene la característica de que la información es generada en base a datos registrados de eventos que sucedieron en el pasado.
La contabilidad fiscal. La contabilidad fiscal se basa en la contabilidad financiera para la generación de la información que se requiere presentar ante las autoridades fiscales en forma obligatoria. La contabilidad fiscal es manejada de acuerdo a un marco legal para obtener los datos que permitan, entre otras cosas, calcular los distintos impuestos; como son el Impuesto sobre la Renta y el Impuesto al Valor Agregado; y asi también, llevar a cabo las declaraciones requeridas por las autoridades correspondientes.
La contabilidad administrativa. La contabilidad administrativa rompe con el esquema tradicional contable, debido a que no aplica las técnicas tradicionales de registro; ya que su labor no es el análisis exclusivo de eventos pasados y de sus consecuencias presentes como es el caso de la contabilidad financiera; sino que, la contabilidad administrativa ofrece diversos métodos que permiten obtener valores que ayudan a establecer programas administrativos a futuro, asi como también la generación de información para planeación y control de eventos a corto, mediano y a largo plazo.
La contabilidad administrativa se basa en la información que se genera en diversas áreas, para elaborar distintos y variados informes que van dirigidos principalmente a los usuarios internos. Un ejemplo de esto, es el cálculo del punto de equilibrio, el cual se determina en base a los costos fijos y variables, y que servirá para una planeación organizacional adecuada en relación a los niveles de venta mínimos necesarios para mantener la operación de la empresa.
La contabilidad de costos. La contabilidad de costos se puede considerar como un híbrido entre la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa, ya que aplica la técnica tradicional contable para registrar información de eventos pasados conocidos como costos históricos, pero también abarca aspectos de planeación y toma de decisiones en relación a la forma que se espera o se desea que se comporten los costos en el futuro, tal es el caso de los costos predeterminados donde el más conocido es el costo estándar.
La contabilidad de costos está enfocada a la determinación en primera instancia del costo de ventas que se genera en una empresa, y que es un valor preponderante al momento de calcular la utilidad que se está teniendo en un periodo determinado; además de llevar a cabo la valuación correcta de los inventarios, los cuales representan una inversión que se tiene por parte de la empresa de la cual se espera obtener una utilidad a futuro.
La contabilidad de costos permite también la administración de costos mediante el análisis en base a costeo directo, y hasta llegar a técnicas más sofisticadas como son el costeo basado en actividades o costeo ABC.
La contabilidad debe verse como una herramienta administrativa.
Muchas veces se encasilla a la contabilidad en la idea de que solamente se llevan a cabo registros de cargos y abonos, determinación de saldo y elaboración de estados financieros con un objetivo meramente fiscal; sin embargo, la contabilidad es una fuente de información para un gran número de áreas empresariales, con la cual se pueden llevar a cabo planes y controles, así como medir resultados de estrategias administrativas.
Algunos ejemplos de las herramientas que nos ofrece la contabilidad son:
- Las razones financieras. Con las cuales se puede diagnosticar el estado financiero, operativo y de rentabilidad de una empresa, en base a los valores mostrados en el estado de posición financiera y en el estado de resultado integral.
- El modelo costo-volumen-utilidad. Con el cual se calculan parámetros para planear los volúmenes de ventas, así como la determinación de sus precios en base al análisis de costos fijos y costos variables.
- Los presupuestos. Para establecer escenarios futuros donde se muestre el comportamiento del dinero, y con ello tener un panorama sobre las medidas a considerar para el buen manejo de este recurso.
- Evaluación de inversiones. Para obtener valores que ayuden a una buena toma de decisiones en relación a la conveniencia de invertir entre varias opciones posibles.
- Cálculo de lotes económicos de compra. Con el cual se busca que el costo de inventario generado por la adquisición y el mantenimiento se minimice.
- Etc.
En muchas empresas, los procesos contables son reducidos al registro de operaciones económicas, con el único objetivo de obtener la información requerida para cumplir con las obligaciones fiscales; limitando con ello, el uso de la información generada por la contabilidad, para llevar a cabo una gestión administrativa que permita lograr los objetivos empresariales establecidos.