¿Qué es el control interno?
El control interno se identifica como las políticas y procedimientos que una empresa establece con el fin de salvaguardar y llevar a cabo un uso adecuado de los activos con los que cuenta; como son los inventarios, el dinero, los bienes inmuebles, etc. Pongamos algunos ejemplos
El dinero, recurso imprescindible de una organización.
Sin duda alguna, uno de los activos más importantes que podemos identificar de una empresa es el dinero; una empresa debería tener políticas tendientes a controlar el dinero que obtiene para hacer buen uso de él; como pueden ser, llevar a cabo arqueos de caja chica en forma constante para controlar el flujo de efectivo que se tiene a través de ese medio, evitar el manejo de efectivo en pagos a proveedores así como también políticas para el otorgamiento de crédito a los clientes nuevos, y revisiones de información para garantizar que se lleve a cabo la cobranza a los clientes en el tiempo de vencimiento establecido con ellos; esto complementado con la debida planeación mediante presupuestos y control periódico de éstos.
Los inventarios, la utilidad expectante.
Si hablamos del área de inventarios, el control interno es vital, ya que los inventarios representan una inversión de dinero que se tiene estática y que son susceptibles a una gran variedad de tratamientos nocivos a la empresa si no se cuenta con el control interno para este fin; como pueden ser, robos, desabasto, adquisiciones apresuradas, sobreinventarios, costos ocultos, etc. Para evitar estas situaciones, se deben establecer políticas como la realización de inventario cíclicos, políticas organizativas de ubicaciones físicas en almacén de los productos almacenados o también políticas de surtimiento de productos hacia los diferentes usuarios de los materiales como son producción o venta, establecimiento de puntos mínimos y máximo de inventarios; esto complementado con estudios para determinar lotes económicos de compra o producción, así como los correspondientes hacia la administración de inventarios, los cuales garantizan que los costos involucrados en la adquisición y mantenimiento de los inventarios se reduzcan.
Los costos, la riqueza oculta
Otra área donde el control interno debería ser preponderante es el aspecto de los costos. Esto con el fin de tener identificados en forma precisa los costos de producción de una empresa manufacturara o los costos de adquisición en el caso de empresas comerciales y con ello tener información importante para toma de decisiones, como puede ser:
¿Qué productos son los que dejan la mayor utilidad y cuáles la menor? ¿Existen productos que dejan pérdida y son subsidiados por los productos que dejan utilidad? ¿Cuáles son los clientes, vendedores, rutas de venta que generan más utilidad? ¿Los productos que se manufacturan sería mejor mandarlos maquilar?.
Además que se tendría la información para una adecuada administración de los costos, lo cual derivaría en generación de mayor utilidad para la empresa.
Los activos fijos, adquisición, uso y reemplazo
Si revisáramos el aspecto de los bienes inmuebles podríamos pensar en políticas que garantizarán el buen uso de ellos, como pueden ser el de los vehículos automotrices y la maquinaria. Por otro lado se deberían de establecer políticas para determinar los momentos de reemplazo de los activos, así como el aprovechamiento de la deducibilidad de la depreciación fiscal y tener recursos suficientes para el reemplazo de los activos fijos.
El control interno y su importancia
Como se puede ver, la conveniencia del establecimiento de un buen control interno en una empresa radica en la obtención de mayor utilidad, que a fin de cuentas debería de ser el objetivo primordial de las empresas.
Como nos podemos imaginar, el desarrollo e implementación de sistemas de control interno requieren de un esfuerzo inicial para determinar las áreas prioritarias, así como el establecimiento de las políticas, procedimientos y controles que estarán involucrados. Pero quizá el aspecto más importante es el de garantizar que las políticas y procedimientos que se establezcan se cumplan en tiempo y forma por todos los miembros de la organización, ya que de otra manera no se alcanzarán en su plenitud los objetivos que se persiguen al desarrollar el control interno; y para ello, la actitud de la gerencia es preponderante ya que la responsabilidad de esta área es que se garantice en toda la empresa el cumplimento del control interno establecido.
Tener un buen control interno debe de considerarse como prioridad en una empresa que busque un crecimiento constante; ya que, esto garantiza que los recursos con los que se cuenta serán manejados de con la máxima eficiencia y eficacia, logrando entre otras cosas el incremento de utilidades y mantener una base firme para un desarrollo a corto, mediano y largo plazo; y para ello se deben de implementar y mantener los procesos de control que garanticen esta situación.