¿Qué es la información?
El término información es uno de los más conocidos en la vida diaria; cuando escuchamos este término, vienen a nuestra mente una serie de ideas relacionados con la comunicación y la identificación de valores, resultados, etc., pero a fin de cuentas ¿qué se debe entender por información?
Una definición clásica y sencilla del concepto información, es la de un conjunto de datos que han sido procesados para obtener resultados con un valor significativo. Analicemos esta idea.
Durante un censo de población el encuestador obtiene una serie de datos de las personas a las que entrevista, como son el nombre, el sexo, la edad, el ingreso mensual, la fuente de empleo, etc., estos datos recopilados no representan en sí la información. La información se genera en cuando a través de algún medio ya sea manual o electrónico se procesan los datos; esto es que se clasifican, suman, restan, multiplican, dividen, ordenan, catalogan, etc. y se obtienen resultados de este procesamiento tales como:
- El porcentaje poblacional por sexo
- El porcentaje de población que se encuentre entre distintos rangos de edad
- El nivel académico promedio de la población
- EL porcentaje de población de la tercera edad
- El nivel de desempleo
- El nivel de ingreso económico de una familia
- El número promedio de hijos de una familia
- Etc.
Estos resultados representan entonces la información, ya que estos valores obtenidos pueden ser utilizados por distintas instancias para tomar decisiones en base a ellos ya que representan valores significativos para tal fin.
Características de la información
La información debe de tener dos características importantes; debe de ser objetiva y oportuna. La característica de objetividad de la información se refiere a que los resultados que se muestran deben estar apegados a la realidad; por ejemplo, si en el año 2022 existiera una fuente de información que nos dijera que en este año en México la pobreza ha disminuido y que solamente existe un 5% de población es esta situación; a todas luces veríamos que esta información carece de objetividad. Por otro lado, la información debe de ser oportuna, esto es que se debe de tener los resultados de la información en el momento en que sean relevantes para la toma de decisiones. Así por ejemplo, si tenemos una fuente de información que es 100% confiable, pero que se tarda 1 año en el procesamiento y obtención de resultados, entonces esta información ya no será relevante en ese tiempo y carecerá de valor.
Podemos concluir hasta ahora que una información que no es objetiva o que no es oportuna simplemente pierde su importancia y su valor.
La información en un ambiente administrativo empresarial.
La información es vista por la administración como una herramienta trascendental para una buena y oportuna toma de decisiones. Las empresas debe de desarrollar sistemas de información que garanticen una eficiente toma de datos, un rápido procesamiento de ellos y una forma ágil para que dicha información llegue a las personas interesadas en ella, que generalmente son los gerentes de las distintas áreas organizacionales. Analicemos los siguientes casos:
El gerente general de una empresa debe de conocer el comportamiento del negocio mes a mes, para ver si ajusta las estrategias que se han planteado o las mantiene sin cambios, y para ello se hace necesario el balance general y el estado de resultados correspondiente. Si la organización empresarial puede garantizar que el gerente contará con estos estados financieros los primeros días del mes con los resultados mostrados con números y gráficos comparativos, y además que esta información sea 100% objetiva, entonces el gerente tendrá los elementos requeridos para validar el desempeño mostrado por la empresa y tomar las mejores y oportunas decisiones en cuanto al control del rumbo que tiene la empresa en relación a lo planeado. Estas decisiones impactarán en forma positiva el desarrollo organizacional para lograr los objetivos establecidos.
Por el contrario, si el balance general y el estado de resultados se entregan 20 días posteriores al cierre de mes, el gerente tiene el riesgo de que las decisiones que tome ya no tendrán el impacto positivo que se requiere debido a que la información a los 20 días perdió su valor por no ser oportuna aunque sea 100% objetiva.
Analicemos el caso en el que, el gerente general de una empresa requiere tener un informe al final del mes, donde se muestren todos los productos que se vendieron en dicho periodo junto con su volumen de ventas en unidades y pesos, pero también con la utilidad bruta generada por cada producto, para toma la decisión de qué productos deben dejarse de vender por no tener un margen de utilidad atractivo o que puedan estar ocasionando pérdidas, así como también el de promover la venta de los productos que representen mayor margen de utilidad.
Si el gerente obtiene su informe pero los resultados no son objetivos o el informe no es oportuno, entonces se tendrá una gran probabilidad de tomar malas decisiones en la determinación de los productos que se deben dejar de vender y los productos a promover para su venta, ocasionando entonces una situación negativa a los objetivos empresariales. Además se tiene la siguiente agravante; si ya fueron recolectados y procesados datos, y la información obtenida no fue objetiva u oportuna, se desperdiciaron recursos en la generación de dicha información que a fin de cuentas no sirvió para nada y representó un costo oculto para la empresa.
La información en las áreas operativas.
El contar con información de calidad perite que las áreas operativas desarrollen en forma exitosa su trabajo. Supongamos que el encargado del almacén requiere saber diariamente los niveles de inventario de todos los productos que existen, ya que en base a ellos, elabora los requerimientos al departamento de compras para que abastezca los productos que están por debajo de su nivel mínimo establecido. Como se puede ver, esta operación aunque relativamente sencilla, requiere que la información sea objetiva y oportuna para que se tome la decisión adecuada y así incluir los productos necesarios que se deben de solicitar para reabastecer el inventario. Podemos imaginar si el encargado del almacén no cuenta con los niveles de inventario todos los días en forma objetiva .Esto puede traer consecuencias como las siguientes.
- Que se soliciten productos que no estén por debajo del mínimo con el consecuente sobre-inventario y la generación de una deuda para pagar con los proveedores y costos adicionales de manejo de inventarios
- El no solicitar productos que estén debajo del nivel mínimo, con el gran riesgo del desabasto, y con ello el tener que adquirir en forma urgente las mercancías que no se tengan en el momento que se necesiten, con lo cual se generan costos adicionales de administración y se tiene la posibilidad de perder ventas o inclusive clientes.
La alta gerencia debe de dar una importancia preponderante a la generación de información de calidad que cumpla con los requisitos de ser objetiva y oportuna, y que llegue a las manos de las personas indicadas para que a través de ella se tomen las mejores decisiones en beneficio de la propia empresa y para el logro de sus objetivos
La información debe de verse como un producto cuya generación y distribución representan un costo, y que debe de mantener una excelente calidad para ser usada en forma exitosa tanto por los usuarios gerenciales como los operativos.
El cuidado de la información generada
La información además de ser una herramienta imprescindible para la toma de buenas decisiones en forma continua, tiene un valor histórico; ya que la información generada por una empresa a través del tiempo, permite a gerentes y diversos usuarios apoyarse en ella para realizar en forma eficiente su trabajo, basándose en el comportamiento que han tenido distintos valores; como pueden ser: los volúmenes de ventas de los productos, historiales crediticios de clientes, valores obtenidos en diversos estados financieros, etc.
Por lo descrito anteriormente, se debe de tener una atención especial en mantener la información histórica protegida ya sea de situaciones como hurto, pérdida, corrupción en caso de tratarse de información guardada en archivos computacionales, etc. por lo que, debe de ser prioritario establecer políticas que protejan a la empresa contra un pérdida de información histórica, que causaría grandes malestares a la organización empresarial; por lo que siempre es recomendable la implementación y mantenimiento de políticas y procesos de respaldo de información.
Para terminar, mencionaremos que una organización que basa sus decisiones sin el apoyo de información objetiva y oportuna tendrá una gran probabilidad de cometer errores que ocasionaran situaciones desagradables y en ocasiones catastróficas al interior de la propia organización. El garantizar un sistema de información empresarial que genere información objetiva y oportuna, debe de ser una tarea prioritaria para los gerentes. En la actualidad se cuenta con sistemas de procesamiento de información de manera digital a través de medios electrónicos, con los cuales se tiene un rápido procesamiento de datos; sin embargo, los sistemas digitales por si mismos no garantizan la oportunidad ni la objetividad de la información generada, por lo que se tiene que implementar e integrar sistemas de información bien organizados, donde se deben de incluir tanto medios electrónicos de procesamiento de datos, software requerido, personal operativo y de control, así como también políticas de control interno para garantizar los buenos resultados de dicho sistema de información.
La información debe generarse y usarse de manera que se obtenga el mayor provecho del costo invertido en ella. Asimismo se debe de tomar en cuenta el alto impacto negativo que conlleva el no contar con información objetiva u oportuna para una buena toma de decisiones dentro de una empresa.